KDDs oficiales

Historia de las Quedadas Nacionales

I. Quedada Nacional Umbriana: Alcalá de Henares, 5-8 de Julio de 2007.

Asistentes: Alrededor de 15 umbrianos.

Organizador: -

En realidad, la primera quedada nacional fue un encuentro de umbrianos que se planeó coincidiendo con la celebración de las Convivencias Lúdicas Nacionales en Alcalá de Henares, en Julio de 2007. En este sentido, no guarda mucha semejanza con lo que fueron las quedadas posteriores. Dado que los asistentes iban a otro evento, no hizo falta organización por parte de la comunidad, ni fue necesario ninguno de los elementos que caracterizarían a las siguientes quedadas (alojamiento común, etc).

Aprovechando su estancia en las CLN, los umbrianos asistentes simplemente planearon actividades comunes, como comidas o tapeos varios. Si bien fue un encuentro puntual enmarcado en otras jornadas, podemos decir que esta primera quedada fue fundamental para que se desarrollasen las posteriores, impulsando las ganas de celebrar un encuentro propio de umbrianos y demostrando que ese encuentro era posible.

II. Quedada Nacional Umbriana: Toledo, 28-30 de Septiembre de 2007.

Asistentes: Alrededor de 20 umbrianos.

Organizador: Calaboso (sin Junta, con apoyo de Sonya, Messiah y Rais).

La II Quedada Nacional se realizó muy cercana en el tiempo a la I, y probablemente fue la que marcó el camino de lo que serían las quedadas subsiguientes, pues en ella ya aparecen los elementos que se repetirían en las demás (alojamiento común, actividades programadas, partidas planeadas, lugar de juego establecido...) (Aquí el programa de actividades.)

La elección del lugar se realizó mediante una serie de encuestas abiertas en la web ([1] y [2]) a las que se presentaron tres candidatas, Zaragoza, Córdoba y Toledo, resultando elegida ésta última. Al contrario que en situaciones posteriores, y debido al escaso tiempo de organización disponible, las candidatas no presentaron proyectos, como se hace en la actualidad, sino que una vez elegida Toledo comenzó a trabajar en la candidatura (El hilo donde se fraguó todo).

La quedada fue un éxito sobre todo en los apartados de comida y alojamiento, así como en establecer las bases de eventos para las siguientes. Flojeó en dos aspectos: algunos árbitros apuntados retiraron sus partidas, dejando sólo dos dos partidas de rol el sábado (Paranoia y Cthulhu). Esto fue compensado por las muchas partidas de rol y juegos de mesa nocturnas que se organizaron de forma espontánea. Otro punto difícil fue el hecho de que el cálculo de gastos se hizo a la baja, siendo necesario poner en total unos 10 euros más de lo esperado por participante. Sin embargo, tras la experiencia, los asistentes llegaron a dos conclusiones:

La primera es que el trabajo de organizar una quedada no podía recaer sólo en un organizador. El trabajo de Calaboso fue ímprobo y titánico, y garantizó que todo saliera según lo planeado, pero también resultó agotador para él. En especial se veía como necesaria la figura de una Tesorería. Fue a consecuencia de ello que se decidió crear una Junta Organizadora de varios umbrianos que apoyara las labores del organizador.

La segunda conclusión consistió en que el sistema de votaciones abiertas no había resultado muy representativo, pues una mayoría de los asistentes descubrieron, una vez ya en la quedada, que habían votado por otra opción. Ello implicaba que la mayoría de votantes que habían escogido Toledo no habían finalmente asistido a la opción por la que votaron.

III. Quedada Nacional Umbriana: Granada, 1-5 de Mayo de 2008.

Asistentes: Alrededor de 50 umbrianos.

Organizador: Messiah (con Junta y el apoyo de Danm y T4zzit0).

Si Toledo marcó el camino, Granada fue la que definió la estructura que seguiría invariable durante las siguientes quedadas. La Junta, recién constituida (con alrededor de quince miembros), se enfrentó primeramente a dos tareas: por un lado decidir la fecha en la que se celebraría la III quedada, lo que se hizo ofreciendo tres opciones en una encuesta abierta (aquí), y por otro lado, establecer el mecanismo de elección del lugar.

En un primer momento la Junta votó si repetir la experiencia de la II quedada y hacer una encuesta abierta, como en el caso de la fecha, o si decidirlo internamente, dentro de la Junta organizadora. Se optó por lo segundo, y la Junta pasó a evaluar las propuestas recibidas, concluyendo finalmente en que la quedada tendría lugar en Granada (18/1/2008).

Esta fue la primera quedada que ofreció un precio único que englobaba alojamiento, comidas y actividades, además de ser la primera en la que se decidió ampliar el número objetivo a 45 asistentes (luego rebasarían los 50), número que se ha mantenido a partir de entonces como objetivo. A nivel de presupuesto, se volvió a requerir un pago extra, aunque en esta ocasión la cuantía fue mínima. Por último, también fue la primera quedada en la que las candidaturas presentaron proyectos con ciertos requisitos de antemano (lugar de alojamiento, actividades, lugar de comidas...) En todos esos sentidos, puede decirse que su influencia en las quedadas posteriores fue notable, en tanto en cuanto fue la que definió los cauces de lo que hoy conocemos como Quedada Nacional. Sin embargo, se estimó que la carga de trabajo una vez llegado el momento de la quedada era demasiado para un solo organizador.

IV. Quedada Nacional Umbriana: Cuenca, 1-3 de Mayo de 2009.

Asistentes: Alrededor de 50 umbrianos.

Organizador: Korsakoff (con Junta, y el apoyo de Sentencix).

La cuarta quedada fue la consolidación del modelo iniciado en Toledo y ampliado en Granada. Esta vez, y dado que el número de asistentes a Granada fue lo suficientemente significativo, se decidió que las seis candidaturas presentadas se ofrecerían para su votación a un cuerpo de electores formados por los asistentes a la anterior quedada.

Estos votaron, produciéndose un empate entre varias de las candidaturas presentadas, por lo que la Junta procedió a realizar una votación propia para desempatar, resultando elegida la candidatura de Cuenca (11/12/2008).

En este caso no hubo una votación aparte para decidir la fecha porque se estimó que competía a los organizadores decidir qué fechas eran las más apropiadas, dependiendo del lugar, para realizar la quedada. De tal manera, cada candidatura propuesta llevaba también una propuesta de fecha (que no coincidía con las demás propuestas). Este requisito ha sido mantenido desde entonces.

La marcha de la quedada fue inmejorable y la labor de la Junta permitió que el presupuesto fuese suficiente para no necesitar aportes en la KDD, aunque nuevamente (como había sucedido en Granada), se hizo patente la necesidad de exigir más de un organizador por candidatura para no sobrecargar de trabajo a una sola persona.

V. Quedada Nacional Umbriana: Empúries, 14-18 de Mayo de 2010.

Asistentes: Alrededor de 50 umbrianos.

Organizador: Zervio (con Junta).

La quinta quedada empleó en principio el mismo procedimiento de elección que la quedada anterior: una votación en la que estaban llamados a dar su opinión todos los asistentes a la quedada de Cuenca. Se presentaron tres candidaturas, con los requisitos que la Junta estipuló (fecha, varios organizadores, alojamiento, lugar de reunión y lugar de comidas). Info aquí) dentro del plazo marcado y se procedió a la votación, resultando elegida Empúries, la candidatura presentada por Zervio (17/11/2009). Quizás debido a un esfuerzo aún mayor que el de años anteriores por informar a la totalidad de los umbrianos de los procesos de elección (Por ejemplo aquí), pronto se alzaron algunas opiniones pidiendo la reforma de dicho sistema. Dado que el proceso de votación ya estaba iniciado (o en el caso de alguna de las protestas, ya había sido elegida la candidatura y se estaba trabajando en ella), se aplazó hasta después de la quedada el momento en el que se abriría el debate público sobre el sistema de elección de candidaturas, apuntando escrupulosamente las alternativas que presentaron los umbrianos disconformes con dicho sistema.

La quedada de Empúries, que siguió las pautas marcadas por Granada y Cuenca (un precio único que englobase todo, alojamiento, comidas y actividades comunes, etc) demostró la vigencia y el atractivo que tiene para los umbrianos este modelo de quedada nacional. También supuso la consolidación del trabajo de la Junta Organizadora, que si bien supo apoyar al organizador en la misma quedada y volvió a realizar un presupuesto fiable que no exigió nuevos desembolsos, constató la necesidad, definitivamente, de que el trabajo de organización fuese repartido entre varias personas.

VI. Quedada Nacional Umbriana: León, 15-17 de Abril de 2011.

Asistentes: Alrededor de 60 umbrianos.

Organizador: Jorgen, con apoyo de Vary y Buster (con JOKU)

La sexta quedada nacional vio nacer muchos cambios dentro del modelo. En primer lugar, tras una revisión colectiva en la web seguida de una votación pública (aquí) acerca de cómo se elegían hasta entonces las quedadas se decidió que el procedimiento a seguir en las próximas ediciones sería el que se usó por primera vez en León: unas elecciones abiertas a los umbrianos en las que los votos de los asistentes a las anteriores quedadas contaran algo más. En las votaciones, a las que concurrieron cuatro candidaturas, salió escogida la candidatura de León.

En segundo lugar, la hasta ahora Junta Organizadora se constituyó en una asociación de ámbito nacional (la JOKU), lo que permitía una mayor seguridad y transparencia a la hora de manejar el dinero, así como un CIF al que adjudicar las facturas, sin contar con las ventajas que una asociación suponía de cara a solicitar espacios a las administraciones.

La quedada de León se desarrolló perfectamente (podéis consultar las conclusiones aquí): el número de asistentes superó nuestras expectativas (se situó sobre los 60), y aunque hubo capacidad finalmente para alojar a todo el mundo que quiso asistir y no se quedó nadie fuera, para siguientes quedadas nos planteamos aumentar el número de reservas.

VII. Quedada Nacional Umbriana: Bilbao, 20-22 de Abril de 2012.

Asistentes: 85 umbrianos.

Organizador: Unai (con JOKU)

La séptima quedada nacional fue la segunda en la que usamos el sistema de votación aprobado el año anterior. En el especial de la quedada tenéis información cumplida sobre las características de la candidatura ofrecida, sobre el proceso de votación (en el que participaron cuatro candidaturas) y sobre las conclusiones de la encuesta de satisfacción, así como sobre la rendición de cuentas final.

Aun superando la previsión inicial de asistentes (60), la quedada pudo desarrollarse sin incidentes debido a una espléndida organización (Unai, el organizador, contaba con la experiencia de varios años en la JOKU). Fue destacable la calidad del alojamiento, reconocida por los asistentes, aunque como rasgo negativo las fiestas nocturnas en las habitaciones del hotel fueron, en algunos casos, excesivas y llevaron a protestas por parte de otros asistentes a la KDD, por otros usuarios del hotel o por la gerencia del mismo.

Otro aspecto reseñable de esta KDD fue la necesidad, por primera vez, de alquilar un local en exclusiva para la celebración del Rol en Vivo, dado que el local de juego no podía asumir esta actividad de manera simultánea a las ordinarias en la quedada. De alguna forma, ya se empezaban a advertir los retos que iba a suponer para la organización de las quedadas un número cada vez mayor de asistentes.

En el aspecto económico, la quedada, aun contando con imprevistos como la necesidad del alquiler sobredicho, fue perfectamente viable. A partir de esta quedada, y en consonancia con el crecimiento de ingresos aparejado al número cada vez mayor de inscritos, se empezó a utilizar un nuevo modelo de rendición de cuentas mucho más exhaustivo que los utilizados hasta ese momento. 

VIII. Quedada Nacional Umbriana: Valladolid, 5-7 de Abril de 2013.

Asistentes: 104 umbrianos.

Organizador: Juezzdredd (con apoyo de innumerables pucelanos umbrianos -¡muchas gracias!- y JOKU)

En el especial de la quedada podéis comprobar todos los detalles sobre la candidatura, así como los enlaces a las votaciones, en las que Valladolid salió vencedora de entre cuatro candidaturas. 

La quedada de Valladolid presentó la novedad (no vista desde la KDD de Granada) de ofrecer dos hoteles como alojamiento. Esto se hizo porque la oferta hotelera de la ciudad no era suficiente para alojar al número de asistentes previsto en un inicio (80). Por fortuna, se buscaron dos hoteles prácticamente contiguos y que compartían una misma gerencia, lo que hizo las negociaciones mucho más sencillas. En cuanto al local de juego, los propios hoteles pusieron a nuestra disposición sus salones, e incluso se nos propuso poner en funcionamiento un -si bien rudimentario, suficientemente provisto- servicio de catering -que pudo funcionar merced a la colaboración desinteresada de muchos de los organizadores locales, que hicieron turnos para poder hacer posible ofertar este servicio a los asistentes.

Nuevamente, sin embargo, el aumento de asistentes respecto al año anterior tuvo algunos inconvenientes. En el caso del restaurante encargado de servirnos las comidas quedó claro que nuestro número sobrepasaba su capacidad para atendernos adecuadamente, algo que se materializó en cierta tardanza a la hora de servir los platos y en que estos estuvieran fríos a la llegada.

En otro orden de cosas, una de las interesantes innovaciones de esta quedada fue que Juezzdredd tejió una encomiable red de patrocinadores entre tiendas de rol locales, que ofrecieron descuentos durante ese fin de semana a los asistentes, e incluso donaron material para un sorteo que se realizó y que tuvo muy buena acogida. En dicho sorteo también se rifaron algunos artículos que habían creado umbrianos y por los que la JOKU pagó usando parte del dinero de su remanente.

Económicamente, esta quedada fue perfectamente viable, resultando, de hecho, el superávit moderadamente elevado para los objetivos mercados.

Los Organizadores y La Junta

Los Organizadores y la realización de una Quedada.

 Los Organizadores son aquellos umbrianos que voluntariamente presentan cada año una candidatura para la elección de la quedada nacional. Los requisitos de dicha candidatura los establece la Junta cuando abre el periodo de presentación de candidaturas, pero tradicionalmente han incluido los siguientes elementos:

• Una fecha.
• Un alojamiento para esas fechas.
• Un lugar donde realizar las comidas / cenas.
• Un lugar donde poder jugar al rol / juegos de mesa.
• Una actividad extra propuesta por el organizador.

 Se espera que las candidaturas, por tanto, se presenten ya con buena parte del trabajo en marcha, y, como puede verse, el trabajo de los organizadores es muy grande desde el principio, aun antes de que su candidatura resulte elegida.

Si esto sucede, es tarea de los organizadores (apoyados por la Junta) cerrar todos los elementos propuestos en su candidatura (alojamiento, comida, lugar de juego...). Por ello es de vital importancia que los organizadores residan en el lugar donde va a celebrarse la Quedada, para que las gestiones que habrán de realizar sean lo menos engorrosas posibles para ellos.

La Junta Organizadora.

La Junta Organizadora de las Quedadas Umbrianas nace en un coche a la vuelta de la II Quedada de Toledo. Tras la constatación de que se precisa un grupo de umbrianos que apoyen al organizador se puso en marcha, por parte de un núcleo de asistentes, esta iniciativa voluntaria.

A lo largo de las tres quedadas siguientes, la Junta ha estado formada por un número variable de miembros (desde los 20 que se alcanzaron en Granada hasta los 6 que hay en la actualidad).

En el año 2010, la Junta decidió dar el paso y transformarse en una asociación de ámbito nacional y legalmente establecida (la JOKU - Junta Organizadora de Kedadas Umbrianas). Esto se hizo así porque dada la tendencia creciente en cuanto a asistentes y actividades que estaban experimentando las quedadas, se hacía muy difícil mantener una cuenta bancaria a nombre de particulares que moviese grandes cantidades de dinero cada año, aparte de por las ventajas inherentes de ser una asociación (relaciones con la administración y/o locales y hoteles, CIF para las facturas...)

Formar parte de la Junta es un trabajo voluntario. Tradicionalmente ha sido la propia Junta la que ha estimado necesaria la presencia de nuevos miembros y en esos momentos se ha recurrido a gente recomendada por los propios junteros o a gente que ha mostrado su interés por participar de la Junta. Desde nuestra conversión a asociación, el proceso se ha mantenido tal cual, aunque acomodándolo a los estatutos.

La JOKU desarrolla sus actividades en la siguiente partida. En ella podréis ver en todo momento el actual organigrama de la Junta. Además, la JOKU dispone de una cuenta específica para sus anuncios oficiales.

Para cualquier duda podéis escribir un MP a cualquier juntero o directamente al correo de la Junta: 

ANEXO I: Competencias de la JOKU.

a) Antes de la Quedada.

• Definir los requisitos que han de tener las candidaturas presentadas para una Quedada Nacional y anunciarlos en la web.
• Decidir los plazos para la presentación de esas candidaturas y anunciarlos en la web.
• Asesorar imparcialmente a todos los organizadores que así lo requieran en la preparación de sus candidaturas.
• Asesorar a los organizadores y diseñar junto con él un presupuesto adecuado a la candidatura presentada. Establecer el precio final que pagarán los umbrianos asistentes.
• Decidir junto a los organizadores la fecha final de la Quedada. (Usualmente los organizadores ya han propuesto una o varias fechas alternativas en su candidatura)
• Participar en el proceso de selección de candidaturas, poniendo en marcha el proceso de votaciones y velando para que éstas transcurran conforme a lo estipulado.
• Anunciar a la web la candidatura ganador

b) Preparando la Quedada.

• Apoyar a los organizadores en todas aquellas actividades que conduzcan a la realización de la quedada, si así lo solicitan.
• Publicitar la Quedada en la web e informar a todos los umbrianos que lo requieran de las características de la misma, su precio, sus fechas, etc.
• Convocar y organizar el Concurso de Carteles de la Quedada en cuestión.
• Habilitar el formulario de inscripciones e inscribir a los umbrianos en él, así como resolver cualquier problema derivado del proceso de inscripción. Controlar que los pagos se realizan sin incidencias y custodiar el dinero hasta el pago final de los servicios de la Quedada.
• Realizar los pagos de dichos servicios, si hubieran de ser abonados con antelación.
• Crear y moderar una partida con los umbrianos asistentes a la futura Quedada para informarles de todo lo referente a ella.
• Confección de un Planning de la Quedada, que recoja todas las actividades y sus horarios, así como de la Información Esencial que precisarán los asistentes al lugar, y ponerlo a disposición de los umbrianos.
• Preparar, de cara a la futura Quedada, todas las actividades organizadas por la Web o por la Junta que no formen parte de la propuesta de los organizadores. Éstas, tradicionalmente, han sido:
  • El Rol en Vivo.
  • El reparto de merchandising de la web.

c) Durante la Quedada:

• Realizar los pagos, si no hubieran sido abonados con anterioridad, de los servicios de la Quedada.
• Apoyar al organizador en todas las tareas derivadas de la organización de la Quedada en el lugar: información, guía de asistentes, apoyo logístico, resolución de problemas...
• Dirigir y organizar el Rol en Vivo.
• Encargarse del reparto de Merchandising.

d) Después de la Quedada:

• Ofrecer un balance final de gastos de la Quedada a los asistentes.
• Recabar sus opiniones acerca de la Quedada, para tenerlas en cuenta de cara a siguientes Quedadas.
• Cerrar la partida de la Quedada.
• Dar por finalizada la Quedada pasada e iniciar los trámites para la realización de la siguiente. A este respecto, se realiza una sola Quedada por año, y se podrán limitar las fechas de su realización para garantizar el tiempo suficiente para que se lleven a cabo con normalidad.

Requisitos 2015

Esto es una recapitulación de los requisitos que tenéis que cubrir en vuestra candidatura para que vayáis trabajando en ella. Cualquier duda sobre requisitos, plazos, quedadas o lo os aflija como seres humanos que descubren que su existencia en un universo en constante expansión es fútil y carece de significado, podéis formularla por MP.

Os recomendamos que si os ponéis a trabajar en la candidatura nos lo notifiquéis inmediatamente para poder colaborar con vosotros aportando nuestra experiencia, y vigilaros más de cerca.

Primera Sección: Datos Generales.

Articulo 1: El Organizador NO puede proponer una candidatura que se encuentre a más de una hora de su lugar de residencia.

Artículo 2: Sólo puede haber un Organizador por Candidatura, pudiendo haber Colaboradores, como máximo 3.

Articulo 2.1: Sólo el Organizador de la Candidatura tendrá acceso a la Escena creada en la partida de la JOKU y será él y sólo él el encargado de hablar con la JOKU y con el miembro de la misma encargado de su Candidatura.

Artículo 2.2: Si el Organizador principal debe ausentarse y no podrá hacerse cargo de la Candidatura por un tiempo determinado, podrá designar a uno de los Colaboradores para que realice las tareas de enlace entre la JOKU y la Organización, supliendo al Organizador Principal el tiempo que el mismo esté fuera.

Artículo 3: La Candidatura tendrá como mínimo una cantidad de 60 asistentes y un máximo de 80, no pudiendo superar dicha cantidad en su presentación.

Articulo 3.1: La JOKU se reserva el derecho de modificar la cantidad de asistentes una vez elegida la candidatura, pudiendo superar el máximo de 80 personas.

Artículo 4: La fecha de realización de la KDD presentada ha de ser un fin de semana de 2015, posterior al 1 de Marzo.

Segunda Sección: Datos de la Localidad Candidata:

Articulo 5: El Organizador incluir información especifica sobre la Ciudad Candidata, reseñando los puntos positivos de vuestra Ciudad, que puedan ser atractivos para la Candidatura.

Articulo 6: El Organizador deberá dar instrucciones precisas de como acceder a dicha Ciudad Candidata, entransporte público y en coche.

Artículo 6.1: No se aceptarán Candidaturas a las cuales sólo se pueda acceder mediante coche.

Artículo 7: El Organizador deberá presentar un mapa detallado sobre la zona dónde se realizará la KDD, especificando en él, como mínimo, el alojamiento, el restaurante y el local de juego. 

Tercera Sección: Datos del Alojamiento:

Articulo 8: La candidatura deberá tener un alojamiento apropiado para albergar a los asistentes durante las noches del viernes y el sábado. El Organizador deberá proporcionarle a la JOKU los datos de contacto del hotel para que la Asociación pueda contactarlos para cualquier tema necesario.

Articulo 9: Es preferible, pero no excluyente, que la acomodación de los asistentes se realice en un sólo hotel. La JOKU valorará, en el caso de existir dos opciones de alojamiento, la viabilidad de dicha opción.

Articulo 10: El régimen de alojamiento debe estar bien especificado: tipos de habitación, características del hotel, características de las habitaciones, y los servicios adicionales que puede proporcionar el hotel ( tales como secador de pelo, desayuno incluido o Wi-Fi ). Dentro de este punto, el Organizador también deberá especificar los precios de las habitaciones desglosados por persona y noche.

Ejemplo:

Hotel Mesfistófeles:

• Habitación Doble: 40 euros por noche x 80 asistentes* = 3200 euros por noche x 2 noches = 6400 euros.
• Coste del Alojamiento por persona y por noche: 20 euros.
• Coste de Alojamiento por persona en régimen de KDD Completa: 40 euros.

*Los Asistentes que tenga vuestra propuesta.

Artículo 11: Es muy importante que el Organizador tenga en cuenta que los precios pactados con el Hotel incluyan el IVA.

Cuarta Sección: Datos del Restaurante:

Articulo 12: La Candidatura deberá presentar a la JOKU los datos de contacto del restaurante en dónde se darán las comidas y cenas de la KDD para que la Asociación pueda contactarlos para cualquier tema necesario.

Artículo 12.1: El Restaurante deberá tener aforo para albergar a todos los asistentes. El Organizador deberá enviarle a la JOKU fotos del restaurante para ver la disposición del mismo.

Artículo 13: Las comidas y cenas obligatorias que debe incluir la propuesta son: Cena del Viernes, Comida del Sábado y Cena del Sábado. Incluid en la propuesta cualquier información relevante sobre las comidas y las cenas, como si las bebidas están incluidas, si hay barra libre de bebidas, sólo agua, agua y refrescos, o si sirven alcohol con la comida y se encuentra dentro del precio pactado.

Artículo 14: La Cena del Viernes, deberá ser de una calidad mayor a las demás diferenciándose de las otras dos comidas y cenas obligatorias, teniendo en cuenta que es la Cena de Bienvenida y la primera en la que se encuentran todos los asistentes a la KDD.

Artículo 15: Los desayunos no son obligatorios, si bien el hotel puede tenerlos incluidos en el precio. Si el hotel los tiene incluidos o si el Organizador ha hablado con el Restaurante para que nos sirvan el desayuno, incluidlo en la Candidatura.

Artículo 16: La Comida del Domingo no es obligatoria, por lo que el Organizador deberá presentar opciones para que los asistentes que continuen allí el domingo tengan un amplio abanico de lugares para comer ese día.

Artículo 17: El Organizador deberá enviarnos el precio desglosado por cada comida y por persona, así también deberá tener en cuenta que los precios incluyan el IVA.

Ejemplo:

Bar Tolo:

• Cena del Viernes: 12 euros x 80 personas* = 960 euros.
• Comida del Sábado: 10 euros x 80 personas* = 800 euros.
• Cena del Sábado: 10 euros x 80 personas* = 800 euros.
• Coste Total ( Cena Viernes + Comida Sábado + Cena Sábado ) = 2560 euros.
• Coste de las comidas por persona en régimen de KDD Completa = 32 euros.

*Número de asistentes de vuestra propuesta.

Quinta Sección: Datos del Local de Juego:

Artículo 18: El Organizador deberá incluir una descripción del Local ( o locales ) en los que se realizarán las actividades programadas para la quedada, así también como todo lo que sea conveniente que el asistente sepa, por ejemplo Wi-Fi, posibilidad de comprar bebida y comida dentro del local.

Artículo 19: El Local deberá tener aforo suficiente para albergar a todos los asistentes de la quedada ( sentados ), y deberá disponer de mesas para jugar. El Organizador deberá enviarle a la JOKU fotos del local ( o locales ) de juego para ver la disposición del mismo.

Artículo 20: El Local deberá estar a disposición de los asistentes los tres días del evento, viernes, sábado y domingo.

Artículo 21: El Organizador deberá indicar cuál es el horario de apertura y cierre del local de juego.

Artículo 22: El ReV, uno de los eventos oficiales de la KDD, y cualquier otra actividad que no sean rol en mesa, deberá realizarse en otro Local en dónde no se estén jugando partidas. El Organizador puede, añadir un local secundario para la realización del Rol en Vivo, indicando claramente que es una propuesta para el ReV. Si sirve de algo a la hora de solicitar un local a la administración, la JOKU es una asociación lúdica de ámbito nacional. Poneos en contacto con nosotros si necesitáis cualquier gestión en este sentido.

Artículo 23: Los precios deben incluir IVA.

Sexta Sección: Datos de la Actividad:

Artículo 24: El Organizador podrá presentar una actividad NO OBLIGATORIA, que tendrá que estar relacionada con la ciudad de la Candidatura, por ejemplo una visita guiada, excursión a algún lugar interesante, o alguna actividad de interés cultural.

Artículo 25: La Actividad no deberá superar las tres horas de duración.

Artículo 26: La Actividad no podrá programarse dentro del Local de Juego.

Artículo 27: La J.O.K.U evaluará la viabilidad de la actividad para establecer si tiene cabida en la candidatura.

Artículo 28: Si el Organizador indica que debe contratar la actividad con una empresa o persona externa, recordad que somos una asociación sujeta a inspecciones, y que necesitaremos facturas de todo. No se aceptaran cargos a la J.O.K.U. que no estén representados por su correspondiente factura con IVA a nombre de la J.O.K.U. Eso es terminante.

Artículo 30: Los precios deben incluir el IVA. El Organizador deberá presentar un desglose del precio de la actividad por persona, así también como el total de la misma.

Séptima Sección: Presupuesto:

Articulo 31: El Organizador deberá presentarle a la Asociación un desglose de los precios por los servicios contratados por persona, además del precio total de cada actividad, así también como el coste total del Restaurante y las noches de hotel.

Artículo 32: Todos los precios deberán incluir IVA.

Artículo 33: La J.O.K.U. no se hará cargo de ninguna factura que no tenga el IVA incluido y que no vaya dirigida a nombre de la J.O.K.U.

Artículo 34: A la suma resultante del precio por persona, la Asociación J.O.K.U. añadirá una pequeña partida para los gastos de organización y redondearemos el precio al alza al siguiente número entero.